De notaris in een gedigitaliseerde wereld

 
 
Tekst door: Felicity Garretsen

LEES VERDER

Er wordt verwacht dat de exponentiële groei van informatietechnologie en de toename van slimme apparaten en verbonden mensen tot een fundamentele verandering zal leiden in de manier waarop de kennis van professionals beschikbaar wordt gesteld.1 Dit geldt ook voor notarissen. Niet alleen het contact met klanten zal veranderen, maar ook de middelen die worden gebruikt bij de totstandkoming van notariële akten en de wijze waarop informatie wordt verkregen, verwerkt en opgeslagen.2 Door deze ontwikkelingen zou ervoor gevreesd kunnen worden dat de taken van de notaris worden overgenomen waardoor ze uiteindelijk overbodig worden. Is er nog toekomst voor de notaris in een gedigitaliseerde wereld?

De veranderende maatschappij

De groei van informatietechnologie in termen van geheugencapaciteit, rekenkracht en snelheid, de ontwikkeling van slimme apparaten en toepassingsmogelijkheden, en het aantal mensen dat hiervan gebruik maakt, leiden tot veranderingen in meerdere disciplines.3

Op sociaal vlak wordt zichtbaar dat mensen en organisaties in toenemende mate met elkaar verbonden zijn via allerlei apparaten en met behulp van deze apparaten met elkaar communiceren. Door middel van interactieve netwerken is er een nieuwe sociale constructie ontstaan waarmee burgers en organisaties elkaar ontmoeten. Deze wijze van communicatie vormt een steeds belangrijker onderdeel van ons dagelijks leven.4 Op economisch gebied blijken werkprocessen in toenemende mate geautomatiseerd en efficiënter te worden. Dit leidt ertoe dat bepaalde vormen van dienstverlening zullen verdwijnen en overgenomen worden door machines en dat transacties via interactieve platforms verlopen en minder plaats- en tijdgebonden worden. Ook zullen er nieuwe vormen van dienstverlening en nieuwe aanbieders op de markt komen met vernieuwde businessmodellen.5 Tenslotte wordt op cultureel gebied zichtbaar dat steeds meer mensen gewend zijn aan de online wereld en dat op grond daarvan bepaalde verwachtingen en veranderende normen ontstaan. Consumenten en bedrijven willen snelheid, gemak, voordelige tarieven en vooral zoveel mogelijk zelf kunnen regelen. Hieruit vloeit de zogenaamde ‘more-for-less’ challenge uit voort.6 Deze tendensen veranderen de maatschappij waarin wij leven en de werkomgeving waarin notarissen werken en stellen professionals dan ook op de proef.

De kerntaken van de notaris

De ‘more-for-less’ challenge resulteert erin dat men steeds minder wil betalen voor juridische bijstand en bovendien alleen wil betalen voor die diensten die niet door de mensen zelf geregeld kunnen worden.7 Het is daarom goed om stil te staan bij de (kern)taken van de notaris. Kort gezegd verschaft de notaris rechtszekerheid, bevordert rechtsbescherming en waarborgt hij een goed functionerend rechtsverkeer door advisering en het vastleggen van rechtshandelingen en rechtsverhoudingen in notariële akten. Ingevolge artikel 2 lid 1 Wet op het notarisambt houdt het ambt van notaris de bevoegdheid in om authentieke akten te verlijden in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij zulks van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. De kernwaarden die hierbij gehanteerd worden zijn onpartijdigheid, onafhankelijkheid, deskundigheid, integriteit en vertrouwelijkheid.8 Voor bepaalde akten is het inschakelen van een notaris verplicht en bestaat derhalve een monopoliepositie. Ook heeft de notaris een ministerieplicht op grond waarvan hij de verplichting heeft diensten aan het publiek te verlenen.9 Notarissen zijn enerzijds openbare ambtenaren die exclusief met een aantal wettelijke taken zijn belast. Anderzijds zijn ze in economische zin vrije beroepsbeoefenaren. Notarissen zijn daarbij in het bijzonder gebonden aan de geldende beroeps- en gedragsregelingen binnen het notariaat, zoals vastgelegd in de Wet op het notarisambt en de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie vastgestelde verordeningen.10

‘Van belang is echter dat al het werk dat door een computer kan worden gedaan, vermoedelijk uiteindelijk ook door een computer zál worden gedaan.’

‘De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie ziet dat steeds meer notariskantoren het digitale experiment aangaan.’

Van belang is echter dat al het werk dat door een computer kan worden gedaan, vermoedelijk uiteindelijk ook door een computer zál worden gedaan. Dit ziet vooral op routinematig werk waarbij geen creativiteit vereist is.11 In het notariaat is er werk dat aan deze omschrijving beantwoordt. Ook zijn er inmiddels diverse maatschappelijke vragen gerezen omtrent het nut en de noodzaak van de notaris.12 Er kan onder meer worden gewezen op: het voorstel tot afschaffing van een notariële akte bij periodieke schenkingen,13 het voorstel tot afschaffing van een notariële akte bij het opstellen van huwelijkse voorwaarden,14 het promoten van het testament buiten de notaris om,15 de levering rechtstreeks door het Kadaster,16 en het voorstel tot afschaffing van een notariële akte bij de oprichting van een BV.17

Door voornoemde maatschappelijke ontwikkelingen zal het marktdenken zich in de notariële wereld verder ontwikkelen en in een versnelling terecht komen.18

Digitale ontwikkelingen binnen het notariaat

In een veranderende wereld die steeds meer wordt gedigitaliseerd zal de dienstverlening van de notaris moeten worden aangepast. Innovatie is daarom belangrijk. Technologische ontwikkelingen creëren namelijk kansen die de ondernemende notaris moet benutten.19 Door het efficiënter aanbieden van notariële diensten die zich daarvoor lenen, kan het goedkope label worden ingezet om het maatwerk te beschermen.20 Maar innovatie is meer dan alleen technologie: het ziet op de ontwikkeling van nieuwe of verbeterde producten en diensten die beantwoorden aan de wensen van de maatschappij in het algemeen.21 De maatschappij is inmiddels vergaand veranderd. De (potentiële) cliënt is gewend aan een gedigitaliseerde wereld en verwacht dan ook bij voorkeur digitale service.

Digitalisering raakt het notariaat op verschillende manieren: niet alleen het klantcontact zal veranderen, maar ook de middelen die worden gebruikt bij de totstandkoming van notariële akten en de wijze waarop informatie wordt verkregen, verwerkt en opgeslagen.22 Als voorbeeld van reeds doorgevoerde ontwikkelingen binnen het notariaat kan de digitalisering van de totstandkoming van testamenten door de ‘HEMA-notaris’ worden genoemd.23 Het notariële werk wordt daarbij gedeeltelijk verricht door de cliënt zelf of door medewerkers van buiten het notariskantoor. Andere voorbeelden zijn bijvoorbeeld De Echte Notaris, DoeHetZelfNotaris, DELA notarisservice, Easynotarissen, FIRM24, Ligo, en het aanbieden van een online voortraject door diverse notariskantoren. Notarissen zijn hierin steeds direct of indirect betrokken.24

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie ziet dat steeds meer notariskantoren het digitale experiment aangaan.25 Dat is een goede ontwikkeling. Technologie hoeft niet per se een bedreiging te vormen, maar biedt ook nieuwe mogelijkheden. Het notariaat zou hierop in kunnen spelen door zich nadrukkelijk digitaler te profileren. In het bijzonder kan gedacht worden aan het digitaal verifiëren van identiteiten, gesprekken tussen de notaris en de cliënt via het internet door bijvoorbeeld gebruik te maken van Skype, en vernieuwde betalingsmethodes zoals het betalen met virtueel geld. Ook zou wellicht elektronisch kunnen worden gepasseerd door middel van digicodes waarbij partijen online aanwezig zijn.26 Zo wordt de notariële dienstverlening aangepast aan een gedigitaliseerde samenleving.

Van belang is echter wel dat bij het digitaliseren van de dienstverlening de ratio van de notariële functie behouden moet worden en dat aansluiting moet worden gezocht bij de hiervoor genoemde  kernwaarden en geldende beroeps- en gedragsregelingen binnen het notariaat.27

Conclusie

Digitale ontwikkelingen leiden tot verandering van de maatschappij waarin wij leven en de werkomgeving waarin wij werken en stellen professionals dan ook op de proef. Van belang is dat digitalisatie de kern van de dienstverlening van professionals raakt en daardoor hun rol zal veranderen. Werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden, zullen waarschijnlijk door technologie worden overgenomen. Concluderend kan worden gezegd dat digitalisering een bedreiging vormt voor het notariaat, maar ook kansen creëert die de ondernemende notaris moet benutten. De taken van de notaris die vooral routinematig en niet creatief zijn, lopen het risico overgenomen te worden door digitalisatie en overbodig te worden. In een veranderende wereld die steeds meer wordt gedigitaliseerd moet de dienstverlening echter worden aangepast. Innovatie is daarom belangrijk. Het is aannemelijk dat werkzaamheden van dienstverleners in de toekomst beperkt worden tot datgene wat een professioneel oordeel vereist en derhalve meer liggen op het gebied van adviseren en het overdragen specialistische kennis. De manier waarop een notaris hiermee omgaat en de mate waarin hij openstaat voor verandering, zullen bepalend zijn voor zijn toekomst.

‘In een veranderende wereld die steeds meer wordt gedigitaliseerd zal de dienstverlening van de notaris moeten worden aangepast.’

Felicity Garretsen (24) is onlangs afgestudeerd van de master Privaatrecht aan de Universiteit Utrecht. Momenteel is zij bezig met de afronding van haar tweede master Notarieel recht en volgt zij dit collegejaar uit eigen interesse verschillende niet-juridische vakken. Naast haar studie is zij werkzaam als buitengriffier bij de rechtbank Rotterdam.

 

Reageren? Stuur een mail naar:

f.h.c.y.garretsen@students.uu.nl

Voetnoten

1 R. Susskind & D. Susskind, The future of the professions: How technology will transform the work of human experts, Oxford: Oxford University Press 2015; M.J. ter Voert & E.M.T. Beenakkers, Juridische beroepen in de toekomst. Ontwikkelingen binnen advocatuur, notariaat en gerechtsdeurwaarderij, Cahier 2016-13, p. 25.

2 M.I.W.E. Hillen-Muns, ‘Digitalisering in het notariaat’, WPNR 2018/7201, p. 553.

3 Ter Voert & Beenakkers 2016, p. 25.

4 R. Susskind, Tomorrow’s Lawyers: An introduction to your future. Oxford: University Press 2013; Ter Voert & Beenakkers 2016, p. 25.

5Ter Voert & Beenakkers 2016, p. 25.

6 Susskind 2013; Canadian Bar Association, The future of legal services in Canada: Trends and issue, Ottawa: CBA 2013, p. 25; R. Granat, ‘AVVO – Uber for Legal Services’, 2016. Url: www.elawyeringredux.com/2016/02/articles/competition/avvo-uber-for-legalservices/ (voor het laatst geraadpleegd op 10 januari 2019); Law Society of England and Wales, ‘The future of legal services’, 2016. Url: www.lawsociety.org.uk/news/stories/future-of-legal-services/ (voor het laatst geraadpleegd 10 januari 2019).

7 Susskind 2013; Ter Voert & Beenakkers 2016, p. 25.

8 J.C.H. Melis & B.C.M. Waaijer, De notariswet, Deventer: Kluwer 2012, p. 16-17, 21-22, 29-30; W.G. Huijgen, Rechtszekerheid of rechtsbescherming?, Deventer: Kluwer 1997, p. 1-6.

9 Melis & Waaijer 2012, p. 39 e.v.

10 Ter Voert & Beenakkers 2016, p. 21, 57; art. 61 lid 2 Wna.

11 P. van Klinken, ‘Niets doen is geen optie’, Notariaat Magazine 2014/3, p. 22.

12 M.I.W.E. Hillen-Muns, ‘Digitalisering in het notariaat’, WPNR 2018/7201, p. 563.

13 De brief van de staatssecretaris van Financiën van 18 september 2012 aan de Tweede Kamer over Belastingplan 2014; Kamerstukken II 2011/2012, 33 003, nr. 17, p. 47.

14 Voornemen van initiatiefwetsontwerp van Kamerlid  M. Berndsen-Jansen, onder andere aangekondigd op  24 november 2010 tijdens het debat over de begroting van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

15 B.M.E.M. Schols en F.W.J.M. Schols, Notariaat Magazine september 2012, p. 8 e.v.

16 G.G. Zwanikken, ‘Nadenken over “Waarvan akte?”’, NJB 2011/856, p. 1119; R.J.L. Timmer, ‘Naar een meer positief stelsel van openbare registers en Basisregistratie Kadaster?’, WPNR 2011/6875, p. 171.

17 Persbericht Minister van Economische Zaken van 3 september 2011; zie hieromtrent L. van Almelo, ‘De kosten van de lage-instap-bv’, Notariaat Magazine 2011/10, p. 24-27.

18 G.J.C. Lekkerkerker, ‘Nieuwe toepassingen van informatie- en communicatietechnologie voor de notaris en zijn cliënt’, WPNR 2014/7013, p. 322-326.

19 Van Klinken 2014, p. 22-23.

20 Lekkerkerker 2014, p. 322-326.

21 Van Klinken 2014, p. 22-23.

22 Hillen-Muns 2018, p. 553.

23 www.notarisservice.hema.nl; zie hieromtrent Gerechtshof Amsterdam 16 juni 2015, ECLI:NL:GHAMS:2015:2270 (HEMA notarisservice).

24 Hillen-Muns 2018, p. 559-560.

25 RTL, ‘De notaris van de toekomst spreek je online’, 2015. Url: https://www.rtlnieuws.nl/economie/home/de-notaris-van-de-toekomst-spreek-je-online (voor het laatst geraadpleegd op 10 januari 2019).

26 Redactie, ‘Rode draad: Het Notariaat van de toekomst’, WPNR 2014/7013, p. 321.

27 Hillen-Muns 2018, p. 560-561; Lekkerkerker 2014, p. 322-326; zie hieromtrent ook Gerechtshof Amsterdam 16 juni 2015, ECLI:NL:GHAMS:2015:2270 (HEMA notarisservice).

Video
Share

Your name

Your e-mail

Name receiver

E-mail address receiver

Your message

Send

Share

E-mail

Facebook

Twitter

Google+

LinkedIn

Contact

Send

Sign up

Sign up